Politique de protection des renseignements personnels

Site web et formulaires en ligne

Chez l'Hôpital Vétérinaire Métro Iberville Inc. (ci‑après « la Clinique », « nous »), nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels de nos clients et de leurs animaux.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez :

• notre site web montreal.vet ;
• nos formulaires en ligne (prise de rendez‑vous, nouveau client, questionnaires médicaux, etc.) fournis par Tally BV ;
• ainsi que les moyens de communication qui y sont associés (notamment Google Workspace – Gmail).

Table des matières

1. 1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels
2. 2. Renseignements personnels que nous recueillons
3. 3. Finalités de la collecte et de l'utilisation
4. 4. Lieux de stockage et flux de renseignements
5. 5. Communication de vos renseignements
6. 6. Transferts de renseignements personnels hors du Québec
7. 7. Consentement
8. 8. Conservation des renseignements
9. 9. Mesures de sécurité
10. 10. Vos droits
11. 11. Modifications à la présente politique
12. 12. Nous joindre

1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Clinique est :

• veille à l'application de la présente politique et de nos politiques internes de gouvernance ;
• est consultée pour tout projet impliquant des renseignements personnels et de nouveaux moyens technologiques ;
• traite les demandes d'accès, de rectification, de retrait de consentement et les plaintes liées à la protection des renseignements personnels.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

2.1. Renseignements fournis via nos formulaires en ligne (Tally BV)

Nous utilisons des formulaires en ligne pour :

• demandes de rendez‑vous ;
• ouverture d'un dossier (nouveau client / nouveau patient) ;
• questionnaires médicaux ou cliniques (pré‑chirurgicaux, qualité de vie, suivi, etc.) ;
• demandes de contact.

Selon le formulaire, les renseignements collectés peuvent inclure :

Informations sur le propriétaire / client

• nom et prénom ;
• coordonnées (adresse postale, téléphone, courriel) ;
• langue de communication préférée ;
• informations nécessaires à la facturation, le cas échéant.

Informations sur l'animal

• nom, espèce, race, sexe ;
• âge ou date de naissance ;
• conditions de vie (intérieur / extérieur, autres animaux au foyer, etc.).

Renseignements médicaux et fichiers joints

• motif de consultation ;
• symptômes observés, historique médical, traitements antérieurs et en cours ;
• régime alimentaire, allergies, comportements particuliers ;
• réponses aux questionnaires médicaux (douleur, mobilité, appétit, qualité de vie, etc.) ;
• fichiers téléversés : photos, vidéos, PDF ou autres documents joints (ex. vidéo d'un boitement, photo d'une plaie, rapport d'examen).

Renseignements concernant des tiers

Si vous nous communiquez des renseignements concernant une autre personne (p. ex. copropriétaire de l'animal, personne à contacter en cas d'urgence), vous devez vous assurer que cette personne consent à cette communication.

2.2. Renseignements techniques recueillis lors de la navigation

Lorsque vous visitez notre site web, certains renseignements techniques sont collectés automatiquement :

• adresse IP utilisée pour accéder au site ;
• date et heure de la visite ;
• pages consultées ;
• type de navigateur et système d'exploitation ;
• erreurs techniques éventuelles.

Ces renseignements sont enregistrés dans des journaux (logs) et utilisés uniquement pour :

• assurer la sécurité et la stabilité du site ;
• prévenir et investiguer les incidents de sécurité ;
• diagnostiquer des problèmes techniques.

2.3. Témoins (cookies) et technologies similaires

• Notre site utilise Google Analytics 4 (Google LLC) uniquement si vous avez donné votre consentement via notre bannière de cookies. Ce service mesure l'audience du site (pages visitées, durée des sessions, source du trafic) à l'aide de cookies de suivi.
• Si vous refusez les cookies analytiques, Google Analytics n'est pas chargé et aucune donnée de navigation n'est transmise à Google.
• Les formulaires fournis par Tally BV peuvent utiliser des cookies techniques strictement nécessaires au bon fonctionnement du formulaire. Ces cookies ne servent pas à de la publicité ciblée.

3. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des fins sérieuses et légitimes, notamment :

• Créer et mettre à jour le dossier médical vétérinaire de votre animal ;
• Évaluer l'état de santé de l'animal et planifier les soins (préventifs, médicaux, chirurgicaux, palliatifs) ;
• Gérer les rendez‑vous et la relation client (rappels, suivis, communications importantes au sujet de votre animal) ;
• Assurer la gestion administrative (facturation, reçus, preuves de consentement, conformité comptable et fiscale) ;
• Respecter nos obligations professionnelles et légales, notamment en matière de tenue et de conservation des dossiers ;
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site.

4. Lieux de stockage et flux de renseignements

4.1. Formulaires Tally (serveurs en Europe + copie par courriel)

1. Les renseignements saisis sont transmis de manière chiffrée vers les serveurs de Tally BV, situés dans l'Union européenne.
2. Une copie des réponses est automatiquement envoyée par courriel à notre compte professionnel Google Workspace (Gmail).
3. Un membre autorisé de notre équipe consulte ces réponses dans Tally ou dans Gmail et, au besoin, saisit manuellement les informations pertinentes dans nos systèmes internes.

4.2. Logiciel de gestion vétérinaire (serveur local sécurisé)

Notre logiciel de gestion vétérinaire fonctionne sur un serveur local sécurisé situé dans nos locaux, auquel seuls nos postes de travail autorisés ont accès. Ce système contient principalement :

• les dossiers médicaux de votre animal ;
• la gestion des rendez‑vous, actes et facturation.

Au besoin, notre fournisseur de logiciel de gestion vétérinaire peut avoir accès à certaines informations, uniquement dans le cadre du support technique et de la maintenance, et toujours en vertu d'engagements de confidentialité.

4.3. Hébergement du site web (Vercel + Cloudflare + GitHub)

Notre site web est développé et versionné sur GitHub (code source privé), déployé via Vercel (infrastructure mondiale à faible latence) et distribué à travers le réseau CDN de Cloudflare, qui assure également la protection contre les attaques (DDoS, bots malveillants, pare‑feu applicatif). Ces trois plateformes sont reconnues pour leurs standards élevés de sécurité et de disponibilité.

• GitHub : hébergement du code source et gestion des déploiements via CI/CD ;
• Vercel : exécution du site Next.js et rendu côté serveur ;
• Cloudflare : CDN, cache, protection WAF/DDoS et gestion du domaine montreal.vet.

L'accès au code source est restreint aux membres autorisés de notre équipe. Les déploiements en production passent par un processus contrôlé.

5. Communication de vos renseignements

5.1. À l'interne

Au sein de la Clinique, vos renseignements sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches, notamment :

• médecins vétérinaires ;
• technicien·nes ;
• personnel de réception et d'administration ;
• personnel de gestion.

5.2. Fournisseurs de services

• Tally BV : fournisseur de nos formulaires en ligne (hébergement, stockage et affichage des réponses).
• Google Workspace (Gmail) : service de messagerie professionnelle utilisé pour recevoir les formulaires par courriel et pour nos communications avec vous.
• Google Analytics 4 (Google LLC) : service d'analyse d'audience web, utilisé uniquement avec votre consentement. Les données collectées (comportement de navigation, pages visitées, durée des sessions) sont transmises à Google et stockées sur ses serveurs.
• Vercel : plateforme d'hébergement et de déploiement du site web.
• Cloudflare : réseau CDN, protection sécurité (WAF/DDoS) et gestion DNS.
• GitHub : hébergement du code source et gestion des déploiements.
• Notre fournisseur de logiciel de gestion vétérinaire : accès possible dans le cadre du support technique et de la maintenance.
• Autres fournisseurs TI (sauvegardes, sécurité, maintenance), au besoin.

Nous ne communiquons vos renseignements à d'autres tiers (par ex. autorités, assureurs, laboratoires, spécialistes) que lorsque la loi l'exige ou que cela est nécessaire pour les soins ou le suivi de votre animal, avec votre consentement lorsque requis.

6. Transferts de renseignements personnels hors du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment :

• Tally BV et certains de ses sous‑traitants, situés dans l'Union européenne, pour l'hébergement des formulaires ;
• Google Workspace (Gmail), qui peut traiter des courriels dans divers centres de données situés hors Québec ;
• Google Analytics 4 (Google LLC), dont les données sont traitées sur des serveurs situés principalement aux États-Unis — uniquement si vous avez consenti aux cookies analytiques ;
• Vercel, dont l'infrastructure mondiale peut traiter des données dans différentes régions ;
• Cloudflare, dont le réseau CDN mondial distribue le contenu depuis des points de présence internationaux ;
• GitHub (Microsoft), dont les serveurs sont situés principalement aux États-Unis.

Nous documentons cette évaluation dans un registre interne et ne retenons que des fournisseurs qui offrent un niveau de protection jugé adéquat et un risque résiduel faible pour les personnes concernées.

7. Consentement

7.1. Formulaires en ligne

Chaque formulaire en ligne comporte :

• un lien vers la présente politique ou un texte résumant l'utilisation de vos renseignements ;
• une case de consentement obligatoire.

Vous devez cocher cette case pour confirmer que vous avez pris connaissance de notre politique et que vous consentez à ce que vos renseignements soient utilisés pour les fins décrites.

7.2. Retrait du consentement

Dans certains cas, vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve :

• de nos obligations légales ou professionnelles (ex. conservation du dossier médical pendant une période minimale) ;
• de l'impact possible sur notre capacité à vous offrir certains services.

Pour retirer votre consentement lorsqu'il est possible de le faire, communiquez avec la personne responsable (voir section 1).

8. Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des délais prévus par la loi.

8.1. Dossiers médicaux vétérinaires

8.2. Formulaires en ligne (Tally BV) et courriels (Gmail)

Les informations soumises via les formulaires sont stockées chez Tally BV et envoyées par courriel à notre compte Google Workspace. Une fois les renseignements utilisés (planification d'un rendez‑vous, ouverture de dossier) :

• nous conservons les réponses dans Tally BV et les courriels dans Gmail pour une durée maximale de trois (3) mois, sauf exigence particulière (ex. litige) ;

Après ce délai :

• les réponses sont supprimées de notre espace Tally BV ;
• les courriels associés sont supprimés de notre boîte Gmail, ou intégrés au dossier médical (soumis alors aux mêmes règles de conservation).

8.3. Journaux techniques et données Google Analytics

Les journaux générés par notre infrastructure (Vercel, Cloudflare) incluant des métadonnées techniques (adresses IP, dates, pages consultées) sont conservés conformément aux politiques de rétention de ces fournisseurs, généralement pour une durée maximale de trente (30) jours. Ces données sont utilisées uniquement pour :

• assurer la sécurité et la disponibilité du site ;
• analyser et prévenir les incidents de sécurité ;
• diagnostiquer des problèmes techniques.

Si vous avez consenti aux cookies analytiques, Google Analytics 4 conserve les données de navigation pendant 14 mois (durée de rétention configurée dans notre propriété GA4), après quoi elles sont supprimées automatiquement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en effaçant les cookies de votre navigateur ou en utilisant le module complémentaire de navigateur de désactivation de Google Analytics.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger vos renseignements personnels, notamment :

• contrôle des accès aux locaux et aux systèmes (accès restreint au personnel autorisé) ;
• utilisation de mots de passe robustes, pare‑feu, protection contre les logiciels malveillants et mises à jour régulières ;
• sauvegardes sécurisées des données critiques ;
• sensibilisation de notre personnel à la confidentialité.

Infrastructure web sécurisée

Incidents de confidentialité

• En cas d'incident de confidentialité (accès non autorisé, perte, divulgation non autorisée) susceptible de causer un risque de préjudice sérieux, nous prendrons rapidement des mesures pour limiter les impacts.
• Nous consignerons l'incident dans notre registre interne.
• Nous aviserons, lorsque requis, les personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente conformément à la loi.

10. Vos droits

Vous disposez, en vertu de la loi, notamment des droits suivants :

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable (voir section 12).

11. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte :

• de changements législatifs ou réglementaires ;
• de l'évolution de nos services ou de nos pratiques ;
• de l'ajout de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux fournisseurs.

12. Nous joindre

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec :